Word-Excel  2005

Publipostage
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comment faire 

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1
(remplacer
F par euros ou €)
création de la base de données.
Notez la formule de la colonne I qui nous permettra de ne lancer la création de lettre qu'à certaines personnes (c'est un des intérêts de passer par Excel pour le publipostage, un autre étant qu'on utilise souvent Excel pour récupérer des fichiers de personnes)

2 - (facultatif si votre fichier Excel ne comporte que la base de données)

Il faut donner un nom à  la zone qui servira au mailing.

- sélectionnez la zone A1:I9
- laissez vous guider par le schéma ci-contre.

attention : lorsque vous ajouterez des lignes au fichier il faudra penser à redéfinir cette zone, ou alors à procéder par insertion de ligne(s) avant la dernière ligne..  

3- facultatif (suite)

- cette zone sera appelée "Adherents" sans accent, si possible.

4 - on lance WORD...

 

on peut commencer à taper une ligne du document final

5

on choisit l'outil publipostage...

dans 10 minutes, nous aurons terminé notre document (si aucune panne d'électricité ne survient avant...)

6

puis lettres type.

(on se lancera sur Étiquettes ou Enveloppes, lorsqu'on sera plus à l'aise...)

7

...

8

On va choisir comme source de données, notre fichier Excel. 

Par défaut Word cherchera un document Word (*.doc)...

9 ...il faut donc :

- choisir le Type de fichier (MS Excel)

- choisir
le bon dossier (ici PourPublipostage)

- choisir note fichier Excel après avoir bien enregistré les dernières modifications ! (
attention : on peut le fermer, c'est plus sûr...) 

10

notre fichier Excel s'ouvre.

ici, ça se présente bien : on voit et on clique le nom de la zone qu'on a donné à notre base de données...

11

message un peu surprenant, mais tout va bien ! cliquons ! 

(une astuce Windows : lorsqu'on appuie sur la barre d'espace, c'est le bouton de la boîte de dialogue présélectionné qui est activé.)

12 - ouf !

c'est presque fini : le seul signe qui indique qu'on est en mode publipostage, c'est la nouvelle barre d'outil qui est apparue automatiquement...

13 - moment crucial !

c'est au moment de cliquer sur insérer un champ de fusion qu'on sait si on a réussi, ou si on a raté

(...ici, on a réussi !)

On peut donc insérer n'importe quel champ de fusion. 

14
petit plaisir du publipostage :
la modification automatique du texte en fonction du contexte...
15

...on peut changer :
 
- masculin/féminin
- singulier/pluriel
- etc...

ici Cher pour les messieurs et Chère pour les demoiselles ou les dames... 

16

mieux :

on va pouvoir éviter les lignes qu'on ne souhaite pas prendre en compte ! (c'était un des buts de l'exercice...)

17
la colonne I qui avait comme intitulé "à_relancer" permet d'écarter les lignes dont ce champ est différent de "oui"
18

C'est le bouton Fusionner vers un nouveau
document
qui va nous permettre de tester le mécanisme. 

attention : Je ne recommande pas le bouton
"Fusionner vers l'imprimante"
car c'est égal à l'option "gâcher-du-papier"...

19

pour bien profiter du spectacle il faut placer l'affichage en mode normal, sans saut de page. Ainsi, toutes les pages apparaîtront ensemble.
20 fin ...

remarque : le document obtenu (imprimable si tout est correct) n'a pas besoin d'être enregistré.

voir le résultat final...

21
pour les "pro" :
pour modifier les conditions, ou les mots conditionnels, il faut faire apparaître la partie cachée des codes par l'option "basculer les codes de champs"
22
voici les codes, obtenus par l'étape 21, qui permettent de corriger les imperfections 

remarque : dans le document fusionné, si on installe une pagination, toutes les pages seront égales à 1 car pour chaque client, cette page est égale à la première page.

bravo, vous avez terminé !

Fin du mode d'emploi  -     accueil - énoncé   


dernière modif :  oct 2005 - Créé par jeanmarc.stoeffler@wanadoo.fr pour le DTS-RH98 de la Sorbonne le 4 juin 2001
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